观远 BI

订阅

创建于 2022-10-19 / 最近更新于 2024-05-13 / 11173
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1. 订阅概述

订阅,是指用户可以指定订阅观远BI系统中的卡片、页面、数据集等内容。订阅的内容将会通过邮件、企业微信、钉钉、云之家、泛微、飞书等渠道,通知到收件人,使用户不需要登录也能知道卡片或者数据集的最新数据变动。

2. 订阅使用简介

通过订阅,可以不用登录也能知道卡片或者数据集的最新数据变动。目前观远支持4种订阅:

  • 卡片订阅,即一个订阅对应单个卡片。

  • 页面订阅,即一个订阅对应一个页面。

  • 合并订阅,即一个订阅对应多个卡片。

  • 数据集订阅,即一个订阅对应一个数据集。

3. 卡片订阅

3.1 创建订阅

入口一:点击卡片右上角的“...”按钮,选择“创建订阅”,进入卡片订阅配置界面,进行具体配置。

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入口二:打开右上角九宫格,选择“订阅计划”。

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在订阅计划页面,点击右侧的“添加卡片订阅”按钮,即可进入订阅配置界面。

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3.2 配置订阅

基础信息

订阅名称(必填):为该订阅创建名称,从而便于在订阅管理中快速找到该订阅。

订阅对象(必填):输入想要订阅的卡片名称,并在搜索结果中选择该卡片。

触发机制

启用订阅(必填):选择“启用”或“禁止”该订阅,启用状态不限制手动触发、URL触发。

有效期(必填):可选择“长期有效”或“时间范围内有效”。若选择“时间范围内有效”:

  • 可设置从开始到结束的日期,若不设置,默认为长期有效;

  • 当订阅周期结束后,点击“手动发送”或调用API依旧能发送订阅;

  • 周期与启用/禁用:启用状态下,周期结束之后,停止发送订阅;禁用状态下,周期还未结束时,依旧不发送。

触发方式:可选择“数据更新后”、“定时执行”、“手动触发”三种触发方式。

  • 数据更新后:当卡片源数据更新后,卡片数据更新,并触发订阅。

  • 定时执行:可以设定每天/每周/每月的某个固定时间发送。

  • 手动触发:在订阅计划界面,手动发送。

  • URL触发:勾选后,可在外部系统中通过URL直接触发当前订阅的发送。

订阅发送

  1. 通知渠道(必填):支持邮件、企业微信、钉钉、云之家、泛微、飞书等多种通知渠道。其中企业微信、钉钉、云之家、飞书支持以“消息通知”和“群机器人”的方式,发送订阅。(更多群机器人内容详见《使用群机器人推送信息通知》

    观远是否支持非观远账号的邮箱在订阅计划里接受邮件?

  2. 发件人(必填):可选择已配置的多个发件人邮箱。

    配置多个邮件服务。
    功能入口:管理员设置 > 企业设置 > 邮件服务

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    订阅预警配置页面可选发件人。

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  3. 收件人(必填):收件人可为单个用户或用户组,但必须配有观远账号。选择邮件时,除支持收件用户,还支持密送用户和抄送用户,密送用户之间互相看不到收件信息,抄送用户无需对订阅进行答复和批复。

  4. 分发方式(必填):支持全量分发、按条件分发两种方式。

    (1)全量分发:将卡片数据全量分发给指定人群。

    • 如渠道选择邮件,则需设置收件用户、抄送用户、密送用户,支持设置用户或用户组;

    • 如渠道选择第三方消息通知,是通过应用将消息发送给单一用户,则需设置收件用户,支持设置用户或用户组;

    • 如渠道选择第三方群机器人,是将消息发送至群聊,需填写群聊机器人的Webhook。

    (2)按条件分发:允许为不同用户按需定义订阅内容与数据的可见范围。按需将卡片数据按"数据集字段"过滤分发给不同人群或群聊机器人(Webhook),实现千人千面的订阅卡片,以达到提高数据隐私性、或降低数据噪音等效果。

    • 如一份全国的销售数据,仅将华南区域数据发给华南销售负责人,该设置会同时影响订阅的url、图片和附件。

    * 注意:按条件分发仅适用于卡片中的可视化图表(不适于杜邦分析图等复杂卡片),且每个订阅最多支持设置10条规则,每条规则中最多支持5项筛选,每项筛选中最多支持10个值。

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订阅内容

通知标题(选填):为该订阅创建通知标题;如未填写,则默认标题为“订阅报告-卡片名称+发送日期”。

通知正文(选填):填写通知正文;如未填写,则默认正文为“您的订阅报告已生成,请查看。卡片详情请点击「卡片详情页链接」请勿直接回复本邮件”。

  • 添加动态参数:包括快捷时间宏、卡片字段。

动态参数

说明

快捷时间宏(选填)

在通知标题和正文中,可直接点击添加时间宏。

卡片字段(选填)

在通知正文中,可添加卡片字段作为动态参数。

卡片动态参数详细说明如下:

  1. 点击邮件正文(通知内容),添加参数可亮起,如下图所示:

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  1. 在正文中可引用卡片字段,发送的效果会用回车分割语句:

  • 每个语句中如仅有一个多值的动态参数,则会做顿号并列展示(如配置第一行文本)。

  • 如包含多个多值的卡片字段时,则会重复展示(如配置第二行文本)。

  • 当超过20行数据,会截取前20行,后续省略处理。

注意:使用本功能建议先发送给自己确认效果。

配置如下:

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效果:

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  • 图片与附(选填):若勾选图片或Excel,则会在通知中收到对应卡片的图片和数据表。选择导出图片后,可以继续选择图片的大小配置;选择自定义模式,随后可以配置长宽比例。

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注意:如果管理员对导出图片的分辨率做了设置,实际导出的图片分辨率可能会放大,但是长宽比例不会变化。

订阅卡片的excel附件的内容不受卡片筛选器的限制吗?

订阅的表格卡片附件数据不全

通知渠道图片与附件
邮件

支持图片和Excel附件

  • 附件中显示的数据,为订阅创建者可见数据

  • 附件最大为50M,如超过50M将发送失败

当订阅对象为复杂报表时,支持添加复杂报表html和Excel

  • html受邮箱客户端影响较大,建议使用outlook、阿里邮箱客户端,建议应用于文件大小较小(1M以内)的复杂报表

  • 部分复杂报表的样式不支持:冻结首行、主题样式、分页(仅支持第一页)

企业微信

支持图片,且可自定义上传图片

  • 支持JPG、PNG格式,建议分辨率大小为:大图 1068*455,小图150*150

钉钉支持图片
云之家不支持
泛微不支持
飞书

支持图片

  • 需要开通飞书应用权限:“获取与上传图片或文件资源”或“上传文件V2”

  • 跳转链接:可“显示”或“隐藏”卡片详情页链接(现支持钉钉、飞书、企微、云之家、泛微渠道),对于邮件渠道支持用户自定义邮件正文并单独设置跳转链接。

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失败通知

当“订阅发送失败”或“订阅触发时,卡片加载失败”,则系统会通知「失败通知」收件人,并非原收件人。

可配置「失败通知」:

  • 订阅范围:数据集订阅、卡片订阅、合并订阅、页面订阅;

  • 收件人范围:订阅创建者、资源所有者、指定收件人(支持多选);

邮件、企业微信、钉钉、飞书可选择通知“订阅创建者”、“资源所有者”和“指定收件人”,并跟随订阅发送渠道,发送失败通知。

订阅计划的失败重试机制是什么?

邮件订阅发送失败,报错send email failed due to invalid email address:,但有收件人收到多条订阅

订阅推送失败,报错 Export PAGE FAILED/Invalid argument /null/Unknow Error,怎么回事?

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3.3 订阅预览

(1)通知渠道为“邮件”,图片内容为“无”

发送后的邮件示例图如下,可以看到,邮件在12:00准时发出。

  • 邮件标题未填写,为默认的“卡片名称”+“发送日期”;

  • 邮件内容未填写,为默认的“卡片详情链接”;

  • 若设置邮件附件,则卡片数据会以表格形式作为附件一起发送。

报错详见 订阅发出的图片宽度与页面不一致

(2)通知渠道为“邮件”,图片内容为“复杂报表html”

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特别提示:

a.当卡片源数据设置了行列权限时,附件中的数据是以订阅创建者的权限为准,为订阅创建者可见数据。

b.当触发时间的模式是“URL触发”时,每次外部链接调用触发一次订阅,效果同手动发送,即不受订阅启用状态影响。

4. 页面订阅

4.1 创建订阅

入口一:点击仪表板页面右上角“...”按钮,选择“页面订阅”,进入页面订阅配置界面,进行具体配置。

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入口二:打开右上角九宫格,选择“订阅计划”。

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在订阅计划页面,选择页面订阅,点击右侧的“添加页面订阅”按钮,即可进入订阅配置界面。

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4.2 配置订阅

进入页面订阅配置界面,该配置界面与卡片订阅大致相同,具体说明见上文3.2 配置订阅,区别在于:

(1)触发方式

勾选“数据更新后”,会出现页面当前的数据集作为触发条件。

  • 勾选想要关联的数据集,当所有勾选的数据集都更新时,系统将自动发送通知至订阅用户。

  • 当数据集被删除或与页面关联失效时,系统会继续根据配置发送页面订阅。

订阅计划能设置更新数据源后自动发送邮件吗?

(2)分发方式

页面卡片订阅中的"按条件分发"是基于页面筛选器进行内容过滤(不支持树状筛选器作为联动条件),而卡片订阅的"按条件分发"则基于卡片数据集字段的值过滤。

(3)通知内容

页面订阅支持添加图片与附件,不同通知渠道的支持情况不同,具体可添加的内容见下表。其中,为了满足通过手机订阅仪表板图片的用户,页面订阅支持设置移动端视图图片。

通知渠道图片与附件跳转链接
邮件

支持图片和PDF附件

  • 附件中显示的数据,为订阅创建者可见数据

  • 附件最大为50M,如超过50M将发送失败

不支持跳转
企业微信

支持图片,且可自定义上传图片

  • 支持JPG、PNG格式,建议分辨率大小为:大图 1068*455,小图150*150

仪表板页面和移动轻应用页面
钉钉支持图片仪表板页面和移动轻应用页面
云之家不支持仪表板页面和移动轻应用页面
泛微不支持仪表板页面和移动轻应用页面
飞书

支持图片

  • 需要开通飞书应用权限:“获取与上传图片或文件资源”或“上传文件V2”。

仪表板页面和移动轻应用页面

(4)高级设置

在移动端,点击页面订阅消息进入对应仪表板时,若想要仪表板自动只展示消息收到时的日期数据(如日报订阅,点击昨天的日报消息展示昨日的数据,点击今天的消息展示今天的数据),可在高级设置中进行关联筛选设置。

  • 目前关联筛选器仅支持在移动端适用,且仅支持时间宏表达式的筛选方式。

  • 若通知跳转链接为“移动轻应用”,则不支持此设置。

  • 当生成导出附件时,去访问对应页面,将相关值带入页面对应筛选器,并加载数据生成附件。

5. 合并订阅

针对需要卡片较多的订阅,可以将多个卡片的订阅合并为一封邮件发送。

第一步,点击右上角九宫格按钮中的“订阅计划”,进入订阅计划页面。

第二步,选择“合并订阅”,点击“添加合并订阅”按钮。

第三步,填写相关信息,数据来源选择订阅卡片、页面或组合报表,这里支持多张卡片/页面/组合报表的订阅。

其中,图片内容处可选择复杂报表html。

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  • 限制说明

    • 当合并订阅选择了多个复杂报表时,Html 中仅展示顺位第一的复杂报表;

    • 部分复杂报表的样式不支持:冻结首行、主题样式、分页(仅支持第一页);

    • 展示效果与用户的邮件客户端有关,建议使用 Outlook、阿里邮箱客户端;

    • 复杂报表内的数据量不宜过大,建议在4000行以内。

6. 数据集订阅

数据集订阅将导出到用户指定的FTP/SFTP服务器,因此首先需要配置相关FTP/SFTP数据账户。

第一步,在数据中心-数据账户内创建相应FTP/SFTP数据账户,账户包括以下配置项:

  • 显示名称

  • 地址(域名/IP地址)

  • 端口:FTP默认为21端口,SFTP默认为22端口

  • 协议(Protocol):FTP/SFTP

  • 目录路径:默认"/"

  • 用户名

  • 密码

第二步,配置数据集订阅计划,选择“订阅计划”-“数据集订阅”-“新增数据集订阅”,配置项包括:

  • 订阅名称:用于在订阅管理中快速找到该订阅

  • 数据集:不可选择直连数据集

  • 拆分订阅:按照数据集的字段进行拆分订阅将数据集拆分成不同的文件至FTP服务器

  • 触发时间:定时执行,可以设定每天/每周/每月的某个固定时间发送

  • URL触发:可在外部系统中通过URL触发该订阅计划

  • 失败通知:当订阅失败后将通过邮件通知相关用户

  • 文件输出:

    • 格式:导出文件的格式,可以选择Excel或CSV

    • 名称:导出文件的名称,允许使用拆分字段、时间宏或者固定文本

    • 路径:选择一个FTP/SFTP地址,填入一个不包含根目录的文件输出路径,允许使用拆分字段、时间宏或者固定文本

    • 是否带时间戳:选“否”则会覆盖文件,选“是”则会在文件中携带相关时间戳信息

  • 是否启用

7. 订阅管理

订阅创建完成后,在订阅计划界面,可查看到所有创建的订阅,并支持对其进行统一的管理操作。

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7.1 管理入口

入口1:点击卡片右上角的“...”按钮,选择“管理订阅”,即可进入订阅计划。

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入口2:打开右上角九宫格,选择“订阅计划”,即可进入订阅计划。

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7.2 管理设置

在订阅计划中,可对卡片订阅、合并订阅、页面订阅、数据集订阅进行管理设置。具体设置内容如下:

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a. 搜索订阅:在搜索栏中,支持按照卡片名称、订阅名称、收件人、创建者进行关键词搜索。

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b. 添加订阅:在订阅计划右上角,点击“添加订阅”按钮,即可创建订阅。(具体创建流程见第二章)

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c. 查看卡片:点击卡片名称,可查看卡片具体数据,支持对数据进行过滤筛选等操作。

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d. 启用订阅:开启后,该订阅将会按照设置好的内容进行发送。

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e. 查看发送历史:可查看订阅发送历史和卡片发送历史。

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f. 编辑订阅:可编辑修改之前设置好的订阅内容。

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g. 发送订阅:点击“手动发送”后,该订阅将会被重新发送。

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h. 删除订阅

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8. 订阅权限限制

设置订阅,若插入图片、附件,需要设置导出权限。

使用说明

如“导出”权限控制开启,订阅插入图片、附件则需校验创建者的RBAC导出权限和资源是否允许“导出”。

*RBAC 是基于角色的访问控制(Role-Based Access Control )。在 RBAC 中,权限与角色相关联,用户通过成为适当角色的成员而得到这些角色的权限。

具体权限及表现对应关系:

功能触达方式权限限制如不具有导出权限
卡片订阅邮件

RBAC仪表板导出权限

&具有该仪表板导出权限

不可导出卡片图片、表格附件xlsx
钉钉、飞书、企微

RBAC仪表板导出权限

&具有该仪表板导出权限

不可导出卡片图片
页面订阅邮件

RBAC仪表板导出权限

&具有该仪表板导出权限

不可导出页面图片、页面pdf
钉钉、飞书

RBAC仪表板导出权限

&具有该仪表板导出权限

不可导出页面图片
企微

RBAC仪表板导出权限

&具有该仪表板导出权限

-
合并订阅邮件

RBAC仪表板导出权限

&具有该仪表板导出权限

不可导出页面图片、卡片图片、附件
数据集订阅-

RBAC仪表板导出权限

&具有该仪表板导出权限

不可新建订阅

特别注意

  • 如历史订阅创建者不具有导出权限,则订阅发送失败报错;

  • 如新增订阅,创建者后续失去导出权限,则订阅会报错。

若您在使用订阅功能时遇到问题,建议前往《订阅与预警常见功能》了解。

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